W niniejszym artykule postaram się zawrzeć wiedzę dotyczącą plików JPK z punku widzenie administratora systemu informatycznego.

 

Do dnia 25 lutego 2017 roku średnie i małe firm w Polsce będą miały obowiązek złożenia do Urzędu Kontroli Skarbowej, w Ministerstwie Finansów pliku JPK_VAT za styczeń 2017.

Mikrofirmy spełniające poniższe warunki  mają ten obowiązek odroczony do 25 lutego 2018r

  • – zatrudnienie powyżej 10 pracowników – średnio rocznie
  • – lub obrót w co najmniej jednym z  2 ostatnich  przekroczyć 2 mil EUR

Uwaga – przemyśl dobrze czy spełniasz warunki bycia mikrofirmą, jeżeli z nadgorliwości wyślesz pierwszy plik JPK to według interpretacji ministerstwa powstaje już stały comiesięczny obowiązek składania.

 

Jak w praktyce wygląda proces składania pliku JPK?

Można to podzielić na kilka zadnień, które musza być wykonane w kolejności:

  1. Wprowadzenie danych za zeszły miesiąc do programu księgowego, niezależnie od tego czy się prowadzi książkę przychodów i rozchodów czy pełną księgowość przed samym wygenerowaniem pliku musimy mieć pewność, że nasze operacje księgowe FZ, FS, paragony, korekty, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe, dane kontrachenów itp, za dany okres są już wprowadzone. Jest to istotne gdyż plik JPK jest własnie generowany właśnie na podstawie tych danych.
  2. Wygenerowanie pliku JPK_VAT.
  3. Sprawdzenie pliku JPK pod względem formalnym (punk opcjonalny)
  4. Podpisanie pliku JPK podpisem kwalifikowanym metodą XADES.
  5. Wysłanie pliku JPK do wydziału kontroli skarbowej ministerstwa finansów.
  6. Odebranie urzędowego potwierdzenia otrzymania UPO.
  7. Archiwizacja plików JPK, pliku podpisu XADES oraz potwierdzenia otrzymania UPO

 

Jakimi narzędziami zrealizować poszczególne punkty?

Ad 1:

To oczywiste jak zwykle wprowadzamy dane do naszego programu księgowego.

Ad 2:

Plik JPK najłatwiej wygenerować z naszego programu księgowego, o ile jest aktualny. Jeżeli w przeciągu ostatnich miesięcy nie wykonywałeś aktualizacji, sprawdź czy producent twojego oprogramowania ją przygotował. (zazwyczaj są to aktualizacje płatne)

Zaktualizuj swoje oprogramowanie do najnowszej wersji, w której jest przygotowana potrzebna funkcjonalność. Większość producentów oprogramowania w wersjach na rok 2017 posiada już wszystko co trzeba aby wygenerować plik JPK_VAT bezpośrednio z programu.

A co jeżeli aktualizacja jest niemożliwa (np. firma tworząca oprogramowanie już nie istnieje, bądź nie wspiera już posiadanej wersji)? Istnieje możliwość wygenerowania plików JPK za pomocą narzędzi zewnętrznych na podstawie danych wyeksportowanych z programu (wydruków, eksportów tabel itp.). W takich wypadkach prosimy o kontakt, gdyż są to sprawy wymagające indywidualnego podejścia i analizy zagadnienia.

Ad 3:

Prosta funkcjonalność sprawdzenia czy w pliku nie ma błędów jest obecna w większości programów służących do wysyłania plików JPK, takich jak:

  • Klient JPK – program przygotowany przez ministerstwo finansów
  • WORD Software Edek
  • Sage Wysyłka JPK

Warto się jednak zastanowić czy w naszej firmie potrzebujemy coś więcej? Firmy informatyczne przygotowały specjalistyczne narzędzia, które wykonują to zadanie dużo dogłębniej przykładem takiego programu jest np. Sage posiada program E-audytor (więcej informacji pod linkiem www.sage.com.pl/e-audytor) . W teorii użycie takiego programu przerzuca odpowiedzialność na Sage za spójność danych.

Ad 4:

Podpis elektronicznych pliku JPK technicznie wygląda nieco inaczej niż choćby deklaracji podatkowych VAT7/ Pit-11 itp.

Są one podpisywane inną metodą niż deklaracje a mianowicie:  XADES. Jeżeli do wysyłki plików chcemy używać programu ministerstwa finansów “Klient JPK” to należy manualnie skonfigurować podpis XADES w odpowiednim programie z pakietu. Informację o tym jak to zrobić uzyskamy od naszego dostawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jeżeli do podpisu użyjemy narzędzia komercyjnego jak np. program   WORD Software Edek lub Sage Wysyłka JPK to nie powinniśmy napotkać problemów gdyż są one już skonfigurowane przez producenta.

W wyniku podpisu elektronicznego 1 pliku JPK otrzymujemy 2 pliki, zawierające dane oraz sam podpis elektroniczny XADES. Są one nierozerwalne połączone sumą CRC i nie możemy przykładowo zastąpić pliku z danymi, nowym plikiem choćby nawet co do bajta zawiera te same dane, gdyż do wyliczenia sumy CRC jest używana godzina i data utworzenia.

Ad 5:

Wysyłkę możemy zrealizować za pomocą darmowego programu od ministerstwa „Klient JPK” lub do czego zachęcam płatnymi programami WORD Software Edek lub Sage  Wysyłka JPK

Duże firmy są często zobligowane wewnętrznymi do korzystania z narzędzi autoryzowanych, takie wymagania spełnia ministerialny „Klient JPK”, który jest jednak niewygodny w użyciu.

Pozostałe formy gorąco namawiamy do zakupu specjalizowanego oprogramowania.